PORTARIA Nº 401, DE 30 DE OUTUBRO DE 2023

PORTARIA Nº 401, DE 30 DE OUTUBRO DE 2023
Institui a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos - CPAD/MDHC, no âmbito do Ministério
dos Direitos Humanos e da Cidadania.
A SECRETÁRIA-EXECUTIVA DO MINISTÉRIO DOS DIREITOS HUMANOS E DA
CIDADANIA, no uso da competência que lhe foi delegada pelo art. 2, XII da Portaria nº
6, de 12 de janeiro de 2021, o constante no Decreto nº 11.341, de 1º de janeiro de 2023,
e nos artigos 9º a 14 do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:
Art. 1º Fica instituída, no âmbito do Ministério dos Direitos Humanos e da
Cidadania - MDHC, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD/MDHC,
com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos
documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua
destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, com as seguintes competências:
I - elaborar e atualizar o código de classificação de documentos e a tabela de
temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão
relativos às atividades-fim deste Ministério e submetê-los à aprovação do Arquivo
Nacional;
II - aplicar, orientar e supervisionar a aplicação do código de classificação de
documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-
meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo
Nacional;
III - orientar as unidades administrativas deste Ministério, analisar, avaliar e
selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pelo órgão, tendo em
vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
documentos destituídos de valor;
IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação
final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;
V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação
de documentos para aprovação do titular do órgão;
VI - estabelecer os prazos de guarda e destinação dos documentos
relacionados a atividade-meio não constantes na tabela de temporalidade do Conselho
Nacional de Arquivos - Conarq, submetendo aprovação do Arquivo Nacional; e
VII - estabelecer em norma interna seu funcionamento.
Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será presidida
por um servidor(a) arquivista ou pelo Chefe da Divisão de Gestão Documental.
Art. 3º Ao presidente caberá dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da
Comissão de Permanente de Avaliação de Documentos, especialmente:
I - convocar os membros para as reuniões;
II - coordenar as reuniões e as ações da CPAD/MDHC;
III - definir as prioridades dos assuntos a serem analisados;
IV - distribuir responsabilidades e tarefas aos membros, para posterior
apresentação e discussão em colegiado;
V - requisitar informações e diligências necessárias ao andamento dos trabalhos;
VI - mediar discussões, dando preferência ao consenso entre os membros
presentes, tendo voto de qualidade em caso de empate nas votações;
VII - propor ações de capacitação necessárias aos membros para o
desenvolvimento dos trabalhos;
VIII - designar membros para acompanhar o processo de eliminação física dos
documentos; e
IX - convidar, quando necessário, representantes de setores do ministério que
não sejam membros da comissão, de outros órgãos e entidades públicos ou privados e
especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.
Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta
pelos servidores das seguintes unidades administrativas, designados por meio de Portaria,
que será publicada no Boletim de Serviço do MDHC:
I - Gabinete do Ministro;
II - Assessoria Especial de Defesa da Democracia, Memória e Verdade;
III - Assessoria Especial de Educação e Cultura em Direitos Humanos;
IV - Secretaria-Executiva;
V - Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração;
VI - Secretaria Nacional dos Direitos da Pessoa Idosa;
VII - Secretaria Nacional de Promoção e Defesa dos Direitos Humanos;
VIII - Secretaria Nacional dos Direitos da Criança e do Adolescente;
IX - Secretaria Nacional dos Direitos da Pessoa com Deficiência; e
X - Secretaria Nacional dos Direitos das Pessoas LGBTQIA+.
§ 1º Cada membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá
um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§ 2º Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão
indicados pelo titular das unidades e designados pela Secretária-Executiva do MDHC.
§ 3º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos será exercida por um dos servidores a que se refere o Art. 4º.
§ 4º Identificada a necessidade de contar com a colaboração de outros
servidores, visando o entendimento dos conjuntos documentais que estão sendo
avaliados, a autoridade máxima da unidade será informada pela CPAD/MDHC e deverá
indicar um servidor com perfil adequado ao solicitado, a fim de participar como membro
temporário da Comissão.
Art. 5º A Comissão de Permanente de Avaliação de Documentos se reunirá em
caráter ordinário, no mínimo, semestralmente e em caráter extraordinário sempre que
convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.
§ 1º O quórum de reunião da CPAD/MDHC é de maioria absoluta de seus
membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
§ 2º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação terá o voto ordinário
e o de qualidade em caso de empate.
§ 3º Os membros da Comissão de Permanente de Avaliação de Documentos
que não se encontrarem no mesmo ente federativo da reunião, participarão da reunião
por meio de videoconferência.
§ 4º O Regimento Interno será elaborado por seus titulares, no prazo de
noventa dias após o ato de designação de seus membros, e submetido à aprovação da
Secretária-Executiva do MDHC.
Art. 6º O apoio técnico e logístico necessário às atividades da CPAD/MDHC
será dado pela Coordenação-Geral de Logística e Eventos por meio da Divisão de Gestão
Documental.
Art. 7º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 8º Fica revogada a Portaria nº 39, de 17 de janeiro de 2020, publicada no
Diário Oficial da União n° 15, de 22 de janeiro de 2020, seção 1, páginas 50 e 51.
Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
RITA CRISTINA DE OLIVEIRA