PORTARIA GM-MD Nº 36, DE 5 DE JANEIRO DE 2026

PORTARIA GM-MD Nº 36, DE 5 DE JANEIRO DE 2026
Institui a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos da Administração Central do Ministério
da Defesa - CPAD-MD.
O MINISTRO DE ESTADO DA DEFESA, no uso das atribuições que lhe confere o
art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, tendo em vista o disposto no art.
9º, caput e parágrafo único, do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e de
acordo com o que consta do Processo Administrativo nº 60000.005931/2025-92,
resolve:
CAPÍTULO I
OBJETIVO E DIRETRIZES
Art. 1º Esta Portaria institui a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos da Administração Central do Ministério da Defesa - CPAD-MD, com o
objetivo de realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos
produzidos, recebidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua
destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Sistema de Gestão de
Documentos e Arquivos - Siga.
Art. 2º Para fins do disposto no art. 1º, a CPAD-MD observará as seguintes
diretrizes:
I - aperfeiçoamento contínuo de procedimentos arquivísticos visando a
identificação para guarda permanente ou eliminação de documentos destituídos de valor
institucional ou histórico;
II - incentivo à capacitação técnica e ao aperfeiçoamento de agentes públicos
que desenvolvam atividades de arquivo; e
III - preservação e acesso a documentos públicos, conforme normas
aplicáveis.
CAPÍTULO II
COMPETÊNCIA
Art. 3º Compete à CPAD-MD o exercício das competências previstas nos incisos
I a V do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.
CAPÍTULO III
COMPOSIÇÃO
Art. 4º A CPAD-MD será composta por 1 (um) membro titular e respectivo
suplente dos seguintes órgãos:
I - Gabinete do Ministro;
II - Estado-Maior Conjunto das Forças Armadas:
a) Gabinete;
b) Assessoria de Inteligência de Defesa;
c) Assessoria de Doutrina e Legislação;
d) Chefia de Operações Conjuntas;
e) Chefia de Assuntos Estratégicos;
f) Chefia de Logística e Mobilização; e
g) Chefia de Educação e Cultura;
III - Secretaria-Geral:
a) Gabinete; e
b) Departamento do Programa Calha Norte - Militar;
IV - Secretaria de Orçamento e Organização Institucional:
a) Gabinete;
b) Departamento de Organização e Legislação;
c) Departamento de Planejamento, Orçamento e Finanças;
d) Departamento de Administração e de Pessoal;
e) Departamento de Engenharia e Logística; e
f) Departamento de Tecnologia da Informação;
V - Secretaria de Produtos de Defesa:
a) Gabinete;
b) Departamento de Produtos de Defesa;
c) Departamento de Ciência, Tecnologia e Inovação;
d) Departamento de Promoção Comercial; e
e) Departamento de Financiamentos e Economia de Defesa;
VI - Secretaria de Pessoal, Saúde, Desporto e Projetos Sociais:
a) Gabinete;
b) Departamento de Pessoal e Remuneração Militar;
c) Departamento de Saúde e Assistência Social;
d) Departamento de Desporto Militar; e
e) Departamento de Projetos Sociais.
§ 1º O membro de que trata o caput, inciso I, representa na CPAD-MD as
unidades integrantes do Gabinete do Ministro e os órgãos de assistência direta e imediata
ao Ministro de Estado da Defesa.
§ 2º A presidência da CPAD-MD será exercida por servidor arquivista ou servidor
responsável pelos serviços arquivísticos do órgão de que trata o caput, inciso IV, alínea "e".
§ 3º A autoridade máxima da Secretaria-Geral designará os membros da CPAD-
MD e respectivos suplentes, mediante indicações, no prazo de até dez dias da publicação
desta Portaria, recebidas dos titulares dos órgãos de que trata o caput, incisos I a VI.
§ 4º O exercício dos membros da CPAD-MD será de três anos, admitida
recondução por igual período.
CAPÍTULO IV
FUNCIONAMENTO
Seção I
Regras Gerais
Art. 5º A CPAD-MD conta com uma Secretaria-Executiva, a cargo do Protocolo-
Geral e Arquivo do Departamento de Engenharia e Logística, da Secretaria de Orçamento
e Organização Institucional.
Art. 6º O apoio administrativo à CPAD-MD será prestado pelo Departamento
de Engenharia e Logística, da Secretaria de Orçamento e Organização Institucional.
Art. 7º A CPAD-MD se reunirá em caráter ordinário, no mínimo,
semestralmente e, em caráter extraordinário, quando convocada por seu Presidente ou
por solicitação de um terço dos membros.
Art. 8º As reuniões da CPAD-MD serão realizadas presencialmente nas
dependências da administração central do Ministério da Defesa ou, excepcionalmente, por
meio de videoconferência, na hipótese de membros ou convidados estarem localizados
em entes federativos diferentes.
Art. 9º O quórum de reunião da CPAD-MD é de maioria absoluta de seus
membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
Art. 10. Além do voto ordinário, o Presidente da CPAD-MD emitirá o voto de
qualidade em caso de empate.
Art. 11. A convocação para as reuniões será feita de forma eletrônica pela
Secretaria-Executiva da CPAD-MD, com antecedência mínima de cinco dias úteis,
indicando-se a pauta e os horários de início e de término.
Art. 12. O Presidente da CPAD-MD poderá distribuir as atividades em equipes
temáticas, compostas por membros do colegiado, para proporcionar maior eficácia ao
desempenho de suas competências, fixando-se datas de início e término das atividades,
mediante registro em ata.
Art. 13. O Presidente da CPAD-MD poderá convidar representantes de outros
órgãos e entidades públicas ou privadas, e especialistas na matéria em discussão, para
participar das reuniões do colegiado, sem direito a voto.
Seção II
Funções Específicas ao Tratamento Documental
Art. 14. No exercício da competência de que trata o art. 3º, a CPAD-MD
exercerá as seguintes funções, de acordo com a legislação aplicável:
I - coordenar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento de
prazos de guarda e a destinação dos documentos arquivísticos;
II - promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e de reciclagem
dos servidores e colaboradores em articulação com a Divisão de Protocolo-geral e
Arquivo, do Departamento de Engenharia e Logística, da Secretaria de Orçamento e
Organização Institucional, como também incentivar a capacitação técnica e a reciclagem
dos servidores e colaboradores que desenvolvam, ou venham a desenvolver atividades de
arquivo;
III - instituir procedimentos para a transferência e para o recolhimento, bem
como aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo;
IV - aplicar e orientar o uso Código de Classificação de Documentos e da
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, referentes às atividades-
meio/suporte, instituídos para os órgãos e entidades da Administração Pública federal,
quanto aos aplicáveis às atividades-fim do Ministério da Defesa;
V - promover a atualização do Código de Classificação de Documentos e da
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos referentes a subclasse 080 das
atividades-meio/suporte, quando necessário, bem como aos aplicáveis às atividades-fim do
Ministério da Defesa, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final;
VI - elaborar, em caráter excepcional, o Plano de Destinação de Documentos,
quando os conjuntos documentais não constarem no Código de Classificação de
Documentos e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos referentes às
atividades-meio/suporte, instituídos para os órgãos e entidades da Administração Pública
federal, conforme orientações do Arquivo Nacional;
VII - providenciar as datas de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da
União - TCU, quando o conjunto documental assim o exigir;
VIII - analisar os conjuntos de documentos recepcionados após a
desclassificação quanto ao grau de sigilo para a definição de sua destinação final;
IX - orientar a elaboração, analisar e aprovar as Listagens de Eliminação de
Documentos - LED produzidas pelos servidores responsáveis pela seleção
correspondente;
X - analisar e aprovar o Edital de Ciência de Eliminação e os Termos de
Eliminação, e demais documentos que vierem a ser exigidos, na forma da legislação;
XI - contatar a equipe técnica do Arquivo Nacional para esclarecimentos de
dúvidas e disseminar as orientações técnicas em resposta às demandas apresentadas, em
corresponsabilidade com a Divisão de Protocolo-Geral e Arquivo, do Departamento de
Engenharia e Logística, da Secretaria de Orçamento e Organização Institucional; e
XII - articular-se com as unidades administrativas da administração central do
Ministério da Defesa para a promoção da efetiva gestão de documentos arquivísticos.
Seção III
Atribuições
Subseção I
Presidente
Art. 15. Cabe ao Presidente da CPAD-MD:
I - dirigir, coordenar e supervisionar as atividades;
II - definir a metodologia e o cronograma dos trabalhos a serem
desenvolvidos;
III - convocar e presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias;
IV - divulgar as deliberações perante as instâncias competentes, por meio das
respectivas estruturas hierárquicas administrativas;
V - dirimir casos omissos na aplicação desta Portaria;
VI - propor o encaminhamento ao Gabinete do Ministro de Estado da Defesa
da Listagem de Eliminação de Documentos - LED e demais documentos para assinatura,
observado o disposto no art. 9º, inciso V, do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de
2019, e no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e
VII - publicar o Relatório Anual de Atividades, até o último dia útil do mês de
fevereiro do exercício subsequente.
Parágrafo único. O encaminhamento de que trata o inciso VI será feito por meio
do Diretor do Departamento de Engenharia e Logística, que submeterá ao Secretário de
Orçamento e Organização Institucional e, deste, à autoridade máxima da Secretaria-Geral.
Subseção II
Secretário-Executivo
Art. 16. Cabe ao Secretário-Executivo da CPAD-MD:
I - encaminhar, de forma eletrônica, a convocação e a pauta das reuniões aos
membros;
II - elaborar as atas e encaminhá-las aos membros da CPAD-MD e demais
interessados;
III - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;
IV - providenciar a publicação das atas e resoluções decorrentes das reuniões
da CPAD-MD no sítio eletrônico do Ministério da Defesa, ressalvado o conteúdo sujeito ao
acesso restrito em razão da natureza de documento preparatório, quando couber; e
V - exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho da Secretaria-
Executiva da CPAD-MD.
Subseção III
Demais Membros
Art. 17. Cabe aos demais membros da CPAD-MD:
I - reunir-se, quando solicitado pelo Presidente da CPAD-MD, seguindo o
cronograma definido para os trabalhos, para realizar a análise, avaliação e seleção dos
conjuntos documentais e aplicar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio/suporte do
Poder Executivo federal, das atividades-fim do Ministério da Defesa e demais
instrumentos arquivísticos;
II - participar das reuniões, ordinárias e extraordinárias, apresentando
propostas e questões de ordem;
III - discutir e deliberar sobre assuntos constantes da pauta;
IV - propor assuntos a serem incluídos em pauta;
V - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Comissão;
VI - informar ao Presidente da CPAD-MD sobre assuntos que possam
potencializar os resultados das atividades;
VII - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas; e
VIII - supervisionar a eliminação dos documentos destituído de valor,
garantindo-se que a descaracterização não possa ser revertida quando estiverem em
suporte convencional.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 18. As atividades da CPAD-MD são indelegáveis na condução da eliminação
responsável dos conjuntos documentais destituídos de valor e abrangem o acervo
documental acumulado em suporte convencional e no ambiente do Sistema Eletrônico de
Informações - SEI, no âmbito da administração central do Ministério da Defesa.
Art. 19. Eventual proposta de atualização desta Portaria deverá ser elaborada
em reunião ordinária da CPAD-MD e constar, obrigatoriamente, na respectiva pauta de
convocação, que terá eficácia a partir da publicação do novo ato.
Art. 20. A participação na CPAD-MD e nas equipes de que trata o art. 12 é
considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 21. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
JOSÉ MUCIO MONTEIRO FILHO