PORTARIA MGI Nº 7.660, DE 24 DE OUTUBRO DE 2024 (parte 52 de 56)

VII - acompanhar e controlar a movimentação de material de consumo,
efetuando os devidos lançamentos no SIAFI ou quaisquer outros sistemas com a
finalidade mencionada;
VIII - fiscalizar os serviços de recepção, de copeiragem, de limpeza, de
vigilância e de brigadistas;
IX - fiscalizar a utilização das áreas comuns dos edifícios do Arquivo Nacional
e autorizar o acesso às suas instalações;
X - executar atividades relacionadas ao estabelecimento do serviço de
segurança institucional e ao monitoramento de imagens - CFTV do Arquivo Nacional;
XI - organizar plano de ação para prevenção e combate a incêndio, com
treinamentos periódicos, com a participação da brigada interna, em articulação com o
Corpo de Bombeiros;
XII - promover o recolhimento e o controle dos bens patrimoniais
considerados inservíveis e de recuperação economicamente inviável, além de controlar o
cumprimento de obrigações contratuais assumidas pelas pessoas físicas e jurídicas
fornecedoras; e
XIII - expedir autorização de entrada e saída de bens das instalações do
Arquivo Nacional.
Art. 22. À Coordenação de Gestão de Pessoas compete:
I - coordenar as atividades de gestão e desenvolvimento de pessoas;
II - coordenar e monitorar o dimensionamento da força de trabalho e o
mapeamento de competências;
III - coordenar o processo de avaliação de desempenho e progressão funcional
das pessoas que exercem atividade pública;
IV - planejar e supervisionar as atividades de cadastro e atualização dos
registros funcionais e pessoais das pessoas que exercem atividade pública do Arquivo
Nacional;
V - acompanhar a legislação, a jurisprudência e as normas internas, orientando
as pessoas que exercem atividade pública do Arquivo Nacional quanto a sua aplicação, no
âmbito de sua atuação;
VI - coordenar a publicação dos atos relativos à gestão de pessoas;
VII - coordenar atos referentes a direitos, vantagens, benefícios e regime
disciplinar;
VIII - coordenar provimentos e vacâncias de cargos e funções, e
encaminhamento de consulta ao sistema da Casa Civil;
IX - coordenar a folha de pagamento das pessoas que exercem atividade
pública ativas e seus relatórios;
X - coordenar e executar as ações de promoção da saúde, da qualidade de
vida das pessoas que exercem atividade pública do Arquivo Nacional e, as perícias
médicas e odontológicas;
XI - acompanhar o controle do registro de frequência das pessoas que
exercem atividade pública nos termos regulamentares e gerenciar o Sistema de Controle
Digital de Frequência;
XII - coordenar e implementar o Programa de Gestão de Demandas e
gerenciar o seu sistema informatizado; e
XIII - estimular a gestão de talentos, a criatividade e a inovação, de forma a
promover a manifestação de ideias e de sugestões de melhoria dos processos de
trabalho.
Art. 23. Ao Serviço de Atenção à Saúde e à Qualidade de Vida no Trabalho
compete:
I - planejar e executar as ações de promoção da saúde, da qualidade de vida
das pessoas que exercem atividade pública do Arquivo Nacional, de forma integrada e
contínua, contemplando as dimensões física, social e psicológica, favorecendo a adoção
de hábitos saudáveis e a melhoria das relações de trabalho e as perícias médicas e
odontológicas;
II - desenvolver ações de preparação para aposentadoria e pós-carreira; e
III - estimular a gestão de talentos, a criatividade e a inovação, de forma a
promover a manifestação de ideias e de sugestões de melhoria dos processos de
trabalho.
Art. 24. À Divisão de Gestão das Informações Funcionais e Pagamento
compete:
I - executar atividades relacionadas ao registro cadastral e funcional, à folha
de pagamento, à lotação e movimentação, a benefícios e à classificação de cargos de
pessoas que exercem atividade pública ativas e estudantes em estágios remunerados nos
sistemas informatizados do Sipec;
II - acompanhar e executar demandas legais, administrativas e operacionais
emanadas pelo órgão central do Sipec, na sua área de atuação;
III - subsidiar o atendimento de diligências e informações aos órgãos
fiscalizadores e normativos, bem como o atendimento de demandas administrativas e
judiciais no seu âmbito de atuação;
IV - registrar e adotar medidas relativas a afastamento, remoção,
redistribuição, disponibilidade, requisição ou cessão de pessoas que exercem atividade
pública, exercício provisório, nomeação, vacância, bem como, posse e exercício;
V - controlar e atualizar o cadastro de pessoas que exercem atividade pública
ativas e dependentes inscritas junto ao plano de assistência à saúde em que o Arquivo
Nacional faça parte;
VI - executar e controlar atos relativos aos direitos, deveres, vantagens,
afastamentos, licenças e jornada de trabalho das pessoas que exercem atividade pública
ativas, cedidas, requisitadas e estudantes em estágio não obrigatório remunerado;
VII - executar a concessão de benefícios, preparar e enviar atos para
publicação no Boletim de Gestão de Pessoas e Diário Oficial da União; e
VIII - executar e controlar as atividades relacionadas ao pagamento, benefícios,
acerto financeiro, exercício anterior e reposição ao erário.
Art. 25. À Divisão de Desenvolvimento de Pessoas compete:
I - elaborar e executar ações, inerentes ao desenvolvimento das pessoas que
exercem atividade pública do Arquivo Nacional, alinhadas aos objetivos estratégicos do
órgão;
II - promover o desenvolvimento das competências das pessoas que exercem
atividade pública;
III - elaborar e monitorar a execução do Plano de Desenvolvimento de Pessoas
do Arquivo Nacional, em conjunto com as unidades organizacionais;
IV - elaborar estudos e propor a adequação da força de trabalho do Arquivo
Nacional, alinhando as competências individuais às setoriais;
V - elaborar proposta orçamentária anual e plurianual, assim como executar e
acompanhar o orçamento referente ao desenvolvimento das pessoas que exercem
atividade pública do Arquivo Nacional;
VI - elaborar estudos, normativos internos, programas, projetos, ações e
outros instrumentos necessários à implementação da Política Nacional de
Desenvolvimento de Pessoas no Arquivo Nacional;
VII - planejar e acompanhar o processo de avaliação de desempenho individual
das pessoas que exercem atividade pública em estágio probatório, para promoção e
progressão funcional e para a percepção das gratificações de desempenho; e
VIII - supervisionar programas de estágio não obrigatório de pessoas
estudantes remuneradas pelo Arquivo Nacional.
Art. 26. À Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros compete:
I - coordenar o processo de proposta orçamentária anual, bem como a
programação orçamentária e financeira, em articulação com as demais unidades do
Arquivo Nacional e analisar a necessidade de solicitação de abertura de créditos
adicionais;
II - supervisionar a execução orçamentária, física e financeira da lei
orçamentária anual e dos créditos adicionais e coordenar as atividades relacionadas;
III - realizar o acompanhamento sistemático da legislação e das normas que
regulam o planejamento e a execução orçamentária e financeira;
IV - coordenar o processo de prestação de contas anual do Arquivo
Nacional;
V - supervisionar o cadastro de responsáveis por atos de gestão da Unidade
Gestora do Arquivo Nacional no SIAFI;
VI - monitorar os registros de execução orçamentária e financeira no SIAFI, no
Sistema Integrado de Planejamento e Orçamento - SIOP e no Portal sobre transferências
e parcerias da União - Transferegov;
VII - realizar as estimativas e promover o controle da receita proveniente de
doação, da venda de publicações e de serviços no SIAFI, bem como acompanhar as
doações realizadas; e
VIII - analisar e controlar o pagamento de processos financeiros decorrentes
de obrigações contraídas pelo Arquivo Nacional.
Art. 27. À Divisão de Planejamento e Execução Orçamentária compete:
I - elaborar a proposta orçamentária anual do Arquivo Nacional;
II - elaborar as alterações orçamentárias e pedidos de créditos adicionais;
III - acompanhar a execução da lei orçamentária, dos créditos adicionais e das
atividades relacionadas com o Plano Plurianual;
IV - elaborar a programação relativa à aplicação dos recursos orçamentários,
controlar a sua aplicação por fonte e categoria de gasto e realizar os registros que
evidenciem a situação das dotações;
V - realizar o acompanhamento sistemático da legislação e das normas que
regulam o planejamento e a execução orçamentária, zelando pelo seu cumprimento;
VI - informar a disponibilidade de recursos orçamentários e a situação da
dotação, com vistas a compras, obras, serviços e convênios a partir das naturezas de
despesas e programas de trabalho resumido; e
VII - executar procedimentos e atividades relacionadas à execução
orçamentária.
Art. 28. À Divisão de Execução Financeira e Contábil compete:
I - realizar pagamentos decorrentes de contratos, convênios, e outros
instrumentos congêneres, de responsabilidade do Arquivo Nacional, bem como efetuar os
recolhimentos dos respectivos tributos retidos diretamente na fonte;
II - verificar os registros e contas contábeis, mantendo atualizados os
respectivos lançamentos;
III - elaborar a Declaração de Débitos e Créditos Tributárias Federais
Previdenciárias e de Outras Entidades e Fundos - DCTFWeb com base nas informações
prestadas na escrituração do Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações
Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais - eSocial ou na Escrituração Fiscal Digital de
Retenções e Outras Informações Fiscais - EFD-Reinf;
IV - efetuar a correta liquidação das despesas, posteriores ordens bancárias;
V - realizar o acompanhamento sistemático da legislação e das normas que
regulam o planejamento e a execução financeira;
VI - elaborar relatórios e demonstrativos que compõem a tomada de contas
anual do Arquivo Nacional; e
VII - realizar os necessários lançamentos contábeis em relação aos registros de
contratos e suas garantias.
Art. 29. À Coordenação de Licitações e Contratos compete:
I - coordenar, implementar e controlar as atividades relacionadas a contratos
administrativos, procedimentos licitatórios, observadas as normas emanadas do órgão
central do Sisg e SIAFI;
II - autorizar, no âmbito da sua competência, os atos relativos aos
procedimentos licitatórios e às contratações;
III - autorizar, no âmbito de sua competência, os cálculos relativos ao reajuste
de preços, à repactuação, ao reequilíbrio econômico-financeiro e às penalidades a serem
aplicadas às pessoas físicas e jurídicas fornecedoras, de acordo com as legislações em
vigor;
IV - aprovar atestados de capacidade técnica, no âmbito de sua
competência;
V - constituir comissões permanentes e especiais de licitação, autorizar a
realização de licitações para compra de material e contratação de obras e serviços, bem
como dispensar licitações e reconhecer as situações de inexigibilidade, no âmbito de sua
competência;
VI - firmar contratos administrativos relativos, bem como seus termos
aditivos;
VII - propor padrões e normas que visem a regular, a agilizar e a uniformizar
procedimentos para a realização de licitações e contratos;
VIII - acolher, analisar e providenciar ações necessárias ao atendimento das
demandas de procedimentos licitatórios e contratuais;
IX - acompanhar os procedimentos licitatórios, em todas as modalidades, por
meio de Comissão Permanente ou Agentes de Contratação, de indicação da
Administração, e apoiar, quando solicitado, as demais áreas do órgão em questões
licitatórias e de gestão de contratos;
X - apoiar a análise de custos dos contratos de serviços continuados sob
gestão de outras áreas do Arquivo Nacional;
XI - estabelecer e supervisionar a implementação de políticas e diretrizes
voltadas à economicidade e à eficácia administrativa relativas a compras, contratações e
licitações por meio dos indicadores de contratação e contrato; e
XII - monitorar os riscos das licitações e contratações no âmbito do Arquivo
Nacional.
Art. 30. À Divisão de Planejamento e Gerenciamento de Contratações
compete:
I - acompanhar e orientar as atividades de licitação e contratações diretas,
bem como realizar a conferência do correto enquadramento das modalidades de
licitação;
II - acompanhar a elaboração do cronograma das licitações em conjunto com
as unidades demandantes;
III - conduzir, na fase externa, os procedimentos de contratação na forma da
legislação vigente;
IV - apoiar e orientar as comissões de contratação e licitação, bem como
agentes de contratação e pessoas pregoeiras em suas atividades;
V - avaliar os artefatos, no que tange aos aspectos licitatórios;
VI - propor, no âmbito do Arquivo Nacional, o enquadramento legal de
contratações cuja licitação seja dispensada ou inexigível;
VII - indicar e balizar a abertura de processo de apuração de fatos ocorridos
durante o procedimento licitatório que possam ensejar aplicação de sanções ou
penalidades;
VIII - gerir as solicitações de adesão bem como as atas de registro de preços; e
IX - orientar as unidades do Arquivo Nacional na elaboração de estudos
técnicos preliminares, projetos básicos, termos de referência, editais e pesquisas de
preços no que tange aos aspectos licitatórios.
Art. 31. À Divisão de Contratos e Congêneres compete:
I - acompanhar e orientar as atividades relacionadas à gestão administrativa
dos contratos de prestação de serviços e de fornecimento de bens e materiais, termos de
cessão, no âmbito do Arquivo Nacional;
II - orientar a instrução processual relacionada a contratos administrativos
para prestação de serviços e ou fornecimento de bens;
III - instruir os processos com os artefatos necessários à formalização
contratual;
IV - elaborar atestados de capacidade técnica, no âmbito de sua competência,
em conjunto com as demais áreas técnicas;
V - instruir processo de concessão de reajuste de preços, repactuação e
reequilíbrio econômico-financeiro;
VI - indicar e balizar a abertura de processo de apuração de descumprimento
contratual, para fins de aplicação de penalidades às pessoas físicas e jurídicas
fornecedoras, de acordo com a legislação em vigor;
VII - registrar e controlar a aplicação de penalidades junto a empresas por
irregularidades praticadas, durante os procedimentos contratuais, em âmbito da
administração pública ou deste Arquivo Nacional;
VIII - verificar a instrução do processo de apuração de descumprimento
contratual para fins decisórios; e
IX - notificar às pessoas fornecedoras com relação às decisões tomadas no
âmbito de gestão e aos procedimentos administrativos dos contratos, referente a
prorrogações, acréscimos, supressões, concessão de reequilíbrios econômico-financeiros e
sanções administrativas.
Art. 32. À Coordenação de Protocolo e Arquivo compete:
I - planejar, normatizar, orientar e supervisionar a gestão de documentos
produzidos e recebidos pelas unidades administrativas do Arquivo Nacional;
II - promover, implementar, coordenar e executar o programa de gestão de
documentos do Arquivo Nacional;
III - executar as atividades de recepção, classificação, registro, distribuição,
controle de tramitação, expedição e autuação de documentos avulsos recebidos pelos
canais de protocolo para formação de processos;
IV - receber por transferência dos arquivos setoriais das unidades
administrativas do Arquivo Nacional os documentos em fase intermediária, viabilizar a
eliminação daqueles destituídos de valor e providenciar o recolhimento à unidade
responsável pela guarda permanente;
V - gerir os ambientes de guarda dos documentos em fase intermediária;
VI - gerir sistema informatizado de gestão arquivística de documentos;
VII - gerir sistemas eletrônicos de apoio à gestão de documentos, no âmbito
de suas competências;
VIII - presidir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Arquivo
Nacional;
IX - promover ações de capacitação e prestar orientação técnica para pessoas
que exercem atividade pública do Arquivo Nacional quanto à gestão de documentos no
órgão, em conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD; e
X - acompanhar as atividades do Siga e contribuir para o aprimoramento dos
mecanismos de gestão de documentos e arquivos.
Art. 33. À Coordenação-Geral de Tecnologia da Informação compete:
I - implementar e promover a governança de Tecnologia da Informação e
Comunicação no âmbito do Arquivo Nacional;
II - coordenar as atividades de planejamento, diagnóstico e gestão dos
recursos e processos de Tecnologia da Informação e Comunicação, alinhados às diretrizes
e objetivos estratégicos da instituição;
III - elaborar e consolidar políticas, planos, indicadores e programas
relacionados às atividades de sua área de competência, submetendo-os à decisão
superior;
IV - auxiliar nas atividades de preservação digital no âmbito de sua
competência; e
V - apoiar as ações de gerenciamento de riscos no âmbito de sua
competência.
Art. 34. À Coordenação de Desenvolvimento de Sistemas compete:
I - coordenar as atividades de planejamento, execução e aprimoramento de
desenvolvimento, manutenção e implantação de sistemas, portais e soluções de
Tecnologia da Informação e Comunicação no Arquivo Nacional;
II - pesquisar e implementar as melhores práticas de desenvolvimento,
utilizando conceitos de gerenciamento de projetos e adotando metodologias de análise
de dados;
III - fornecer suporte em questões relacionadas a metodologia, arquitetura,
documentação de softwares e soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação
utilizadas pelo Arquivo Nacional;
IV - coordenar e implementar tecnologias e metodologias de análise de dados
a serem adotadas pelo Arquivo Nacional;
V - coordenar e orientar as atividades referentes à modelagem dos bancos de
dados, assegurando a interoperabilidade dos sistemas de informação; e
VI - gerenciar e implementar o catálogo de serviços, adotando as boas práticas
recomendadas de gerenciamento das soluções de Tecnologia da Informação e
Comunicação.
Art. 35. À Coordenação de Infraestrutura compete:
I - coordenar as atividades de planejamento, execução e aprimoramento da
infraestrutura de Tecnologia da Informação e Comunicação no Arquivo Nacional;
II - coordenar e executar as atividades relacionadas à utilização de recursos
tecnológicos, visando ao uso eficiente;
III - administrar o acesso a rede local, sistemas, aplicativos e demais serviços
e recursos relacionados à Tecnologia da Informação e Comunicação;
IV - implementar padrões e critérios de segurança de acesso, guarda,
recuperação e comunicação, assegurando a integridade, a confiabilidade e a
disponibilidade dos dados da rede local;
V - coordenar e implementar as melhores práticas da política de segurança da
informação e comunicação, garantindo a proteção das informações do Arquivo
Nacional;
VI - gerenciar e implementar o catálogo de serviços, adotando as boas práticas
recomendadas de gerenciamento das soluções de Tecnologia da Informação e
Comunicação; e
VII - pesquisar, avaliar e sugerir novas tecnologias de infraestrutura de
Tecnologia da Informação e Comunicação, visando à melhoria contínua dos serviços
prestados pelo Arquivo Nacional.
Seção VIII
Da Diretoria de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo
Art. 36. À Diretoria de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao
Acervo compete:
I - planejar, coordenar e executar as ações de processamento técnico e de
preservação do acervo custodiado pelo Arquivo Nacional, qualquer que seja o suporte
ou a natureza dos documentos;
II - gerir as áreas de guarda, garantidas as condições de segurança, controle
e preservação do acervo;
III - gerir o Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq do Arquivo
Nacional, o Sistema de Informações do Arquivo Nacional - SIAN, o Diretório Brasil de
Arquivos - Dibrarq e outras bases de dados que possibilitem o acesso ao acervo;
IV - avaliar, orientar, propor e acompanhar a entrada de acervos arquivísticos
no Arquivo Nacional, inclusive os arquivos privados declarados de interesse público e
social;
V - planejar, coordenar e executar as atividades de acesso e a difusão do
acervo arquivístico e bibliográfico;
VI - planejar, coordenar, executar e supervisionar as atividades de
atendimento às pessoas usuárias do Arquivo Nacional;
VII - planejar, coordenar, implementar e supervisionar as ações de
gerenciamento de riscos e controles internos relacionados ao acervo e do plano de
contingência, em articulação com a Diretoria de Gestão Interna;
VIII - elaborar e propor, em articulação com a Diretoria de Gestão de
Documentos e Arquivos, diretrizes e normas relativas à implementação da Política de
Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal para disciplinar, no
âmbito do Siga, os procedimentos técnicos relativos às atividades de processamento
técnico, preservação, custódia e acesso a acervos, considerada a variedade dos suportes
e da natureza dos documentos, das informações e dos dados neles contidos;
IX - supervisionar e orientar o cumprimento dos requisitos e das condições
para a custódia de documentos de guarda permanente e a aplicação dos procedimentos
e das operações referentes ao processamento técnico, à preservação e ao acesso a
acervos pelos órgãos e pelas entidades integrantes do Siga;
X - elaborar estudos e coordenar ações sobre normalização, certificação,
métrica, acreditação e gerenciamento de projetos, produtos e processos relativos ao seu
âmbito de atuação; e
XI - apoiar e executar, em articulação com as demais unidades técnicas,
ações de capacitação, aperfeiçoamento e treinamento de pessoal da área de gestão de
documentos e arquivos, em articulação com os órgãos e as entidades integrantes do
Siga e do Sistema Nacional de Arquivos.
Art. 37. À Divisão Centro de Referência Memórias Reveladas compete:
I - apoiar, no âmbito de sua competência, o funcionamento do Centro de
Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) - Memórias Reveladas;
II - promover a gestão da rede de cooperação e informações arquivísticas
Memórias Reveladas e, no âmbito dessa, realizar ações e projetos visando à preservação
e à difusão de acervos relacionados às temáticas de interesse do Centro;
III - estimular a organização e a gestão do acervo documental sobre o regime
militar, física e eletronicamente, assim como articular, com os Estados, Distrito Federal
e Municípios, a convergência e difusão de informações e dados sob custódia de órgãos
e entidades públicas e privadas;
IV - promover amplo acesso às fontes de informação e de conhecimento
sobre as temáticas de interesse do Centro de Referência, por meio do Banco de Dados
Memórias Reveladas, constituído no Arquivo Nacional e disponibilizado em portal
próprio;
V - estimular a pesquisa sobre o regime militar nas diversas áreas do
conhecimento, mediante a garantia do acesso a dados e informações das fontes
primárias sob a guarda de instituições e entidades públicas e privadas, bem como sobre
a produção bibliográfica;
VI - contribuir para o debate público sobre o regime político de que vigorou
de 1964 a 1985 mediante a organização de seminários e eventos de caráter
indisciplinar; e
VII - realizar o Prêmio de Pesquisa Memórias Reveladas, promovido pelo
Arquivo Nacional.
Parágrafo Único. A administração do Centro de Referência pelo Arquivo
Nacional será apoiada pelo Conselho Consultivo do Memórias Reveladas e pela
Comissão de Altos Estudos do Memórias Reveladas, colegiados públicos cujas
competências, composições e finalidades são definidas em portaria da Direção-Geral do
Arquivo Nacional.
Art. 38. À Coordenação-Geral de Processamento Técnico e Preservação do
Acervo compete:
I - planejar e coordenar as ações de processamento técnico e preservação do
acervo arquivístico sob custódia do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro;
II - coordenar, no âmbito de sua competência, a entrada de acervos
arquivísticos na unidade do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro;
III - coordenar, orientar e monitorar as ações que visam à salvaguarda do
acervo arquivístico do Poder Executivo Federal;
IV - coordenar o cumprimento das atividades previstas na Política de
Preservação Digital do Arquivo Nacional;
V - coordenar as ações de gestão do acervo nos ambientes de guarda e o
serviço de movimentação do acervo;
VI - coordenar o RDC-Arq, o SIAN, do Dibrarq, o Banco de Dados Memórias
Reveladas - BDMR e os demais sistemas relativos ao processamento técnico e à
preservação do acervo arquivístico;
VII - coordenar, no âmbito de sua competência, as atividades de
gerenciamento de riscos relacionados ao acervo arquivístico e bibliográfico e as
atividades do plano de contingência;
VIII - coordenar as atividades de normatização e qualidade dos sistemas de
informação arquivística;
IX - coordenar a produção de conhecimento concernente às atividades de
processamento técnico, preservação de acervos e normatização de sistemas de
informação arquivísticas;
X - apoiar atividades de promoção de conhecimento técnico, acesso e
difusão do acervo;